Sei ein guter Verwalter!

In unserer Welt entwickelt sich alles mit hoher Geschwindigkeit, auch die christlichen Werke und Gemeinden sind davon nicht ausgenommen. Entsprechend nimmt die Bedeutung einer effektiven Organisation zu, damit die Fülle an Aufgaben und Informationen nicht zu einem unüberschaubaren Dickicht wird. Wer nicht aktiv dagegen ankämpft, versinkt im Chaos – oder er hat zumindest das Gefühl, dass es so wäre. Grund dafür ist die Natur des geistlichen Dienstes, der in erster Linie mit Menschen zu tun hat und seinen Schwerpunkt nicht in Systematik und Büromanagement sieht. Aber wenn ein geistlicher Dienst unübersichtlich wird, kann es auch daran liegen, dass es Lücken und Mängel in der Struktur und Verwaltung gibt.

Dabei stehen uns heute viele praktische Hilfsmittel zur Verfügung, die es uns leicht machen, ein gutes System zu entwickeln und Ordnung aufrechtzuerhalten. Man muss sich nur darauf einlassen. Warum zögern manche Gemeinden trotzdem, in eine gute Büro-Organisation zu investieren? Natürlich liegt es daran, dass die meisten Menschen, die Gott dienen wollen, nicht gerade begeistert reagieren, wenn man sie auf Spendenverwaltung, Projektmanagement, Personalangelegenheiten und Haushaltsplanung anspricht. Das scheint einfach kaum etwas mit einem geistlichen Dienst zu tun zu haben.

Ich möchte unser Augenmerk kurz auf das Thema des effektiven Projektmanagements richten. Es ist ein zentrales Thema, das sich segensreich auf jeden Dienst auswirken wird, wenn man sich nüchtern und effektiv damit auseinandersetzt. Sind wir nicht ständig von Projekten umgeben, die es zu organisieren gilt? Manche sind überschaubarer als andere, aber alle müssen geplant und durchgeführt werden, alle sollen natürlich auch erfolgreich sein. Wie machen Sie es bisher? Verwenden Sie Excel-Tabellen? Lassen Sie Ihre Emails anhand der Betreffzeile in Threads sortieren? In welcher Form ist Zusammenarbeit in Ihrem Team möglich? Können Sie Ihre Projekte online bearbeiten, wenn Sie nicht im Büro sind? Wie erfolgen die Zuweisungen bestimmter Aufgaben und wie wird deren Ausführung kontrolliert? Wie schnell erfahren Sie es, wenn ein Verantwortungsbereich an einen anderen Mitarbeiter übertragen wurde? Wie verteilen Sie Gesprächsnotizen und Protokolle im Team? Diese Liste kann noch lange fortgesetzt werden.

Als Leiter eines geistlichen Dienstes hast du du in den Augen Gottes die Position eines Verwalters. Es gehört zu unseren Aufgaben, die Ressourcen der Gemeinde verantwortungsvoll einzuteilen und einzusetzen. Im GOSPEL FORUM arbeiten wir z.B mit Church Tools als CRM (Customer Relationship Management) System um abläufe zu vereinfachen. Natürlich gibt es auch viele weitere Nützliche Apps, und Tools die man zur Verwaltung  nutzen kann.

Während die Organisation wächst (alles, was gesund ist, wächst auch!), wird es immer wichtiger, dass viele Funktionen automatisch erledigt werden. Die gesunden Strukturen deiner Organisation sind von zentraler Bedeutung für ein gesundes Wachstum.

Wenn man etwas macht, dann soll man es auch richtig machen – das gilt auch für die Gemeinde. Es gibt ständig Projekte, die zu organisieren sind, in allen Größen und Ausprägungen. Ob das nun winzige Projekte oder Großveranstaltungen sind, gute organisatorische Hilfsmittel werden den Erfolg vermehren und die Anstrengung vermindern. Ob die Mitarbeiter begeistert bei der Sache sind oder sich frustriert durchkämpfen, hat auch viel mit der guten Büro-Organisation zu tun.

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